A Elizabeth Glazer Pediatric AIDS Foundation pretende recrutar para o seu quadro de pessoal três (3) Especialistas em Procurement para Maputo.
Responsabilidades
- Mapeamento de todas requisições no GPS;
- Fazer seguimento diário dos processos com os oficiais de procurement, de modo a que todas requisições aprovadas sejam atribuídas ao oficial e providencia relatório diário sobre o estagio das requisições;
- Cancelamento (em coordenação com os requisitantes) de requisições que já não sejam necessárias;
- Mapear o processo de procurement com os oficiais de procurement de modo a alertar a gestora de procurement sobre possíveis entraves e discutir soluções;
- Fazer o seguimento das requisições com os requisitantes e apoiar com possíveis entraves (falta de especificações, falta de lista de distribuição e outros);
- Actualizar de 3 em 3 meses, com apoio do oficial de procurment, o catalogo de itens comprados com frequência, adicionando fotos, preços unitário, especificações técnicas e outras informações que possam ser pertinentes;
- Actualiza os documentos modelos de procurement em coordenação com o oficial de procurment e gestora de procuremente;
- Servir de ponto de contacto entre procurement e logística, na distribuição dos artigos recebidos no escritório de Maputo para os diversos requisitantes e segundo os planos de distribuição apresentados;
- Informar a administração e logística sobre a entrada de bens inventariáveis e providenciar toda informação para o lançamento no inventario;
- Preparar, submeter, mapear e seguir todos os processos de pagamento com a contabilidade.
- Produzir um relatório semanal sobre pagamentos; Alertar a gestora de Procurement de quaisquer atrasos;
- Produzir um relatório semanal de todo material recebido e entregue e avaliar nível de execução comparado ao forecast mensal. Alertar a gestora de Procurement de quaisquer atrasos;
- Manter os documentos de projecto, requisições com confidencialidade, assegurando um sistema de eficiente de arquivo esteja bem mantido;
- Coordenar com os oficiais de procurement a lista de processos finalizados e para seguimento.
- Manter uma lista actualizada de avaliação da performance dos provedores , alertar a Gestora de Procurement sobre fornecedores incumpridores e iniciar planos de accão;
- Antecipar aos oficais de procurement das províncias sobre as materiais a serem recebidos, para que possam coordenar sobre armazenamento e recepção de bens;
- Coordena com a logística a alocação de veículos para transporte dos bens recebidos;
- Gere serviços anuais em coordenação com a equipa administrativa e logística, alerta para contractos que estejam para findar com pelo menos 3 meses de antecedência;
- Sugerir melhorias onde aplicável;
- Esta posição serve de substituto ao outro assistente de procurement sempre que necessário;
- Assistir o Oficial Sénior de Procurement no desenvolvimento de um plano de seguimento das suas actividades diárias e dar providenciar relatório diário de actividades;
- Assistir a Gestora de Procurement e Logística na preparação dos diversos relatórios conforme estipulados pela Fundação.
Requisitos
- Licenciatura em Gestão de Empresas, Administração, Economia ou áreas afins;
- Diploma/especialização em Aprovisionamento será uma vantagem;
- Mínimo de 3 anos de trabalho comprovado na área de Procurement e Logística;
- Mínimo de três anos de trabalho em ambiente financiado por doadores (de preferência financiado pelo Governo dos EUA);
- Domínio de Microsoft Office (Excel, Word, Outlook);
- Capacidade de criar base de dados funcional e criativas;
- Domínio das línguas Portuguesa e Inglesa;
- Capacidade de aprendizagem e de trabalhar por iniciativa própria;
- Potencial de inserção em equipas de trabalho multidisciplinares;
- Alto sentido de Responsabilidade.
Exigências
- Carta de Candidatura;
- Curriculum Vitae.
Processo de Candidatura
Link: http://bit.ly/3pn0Nvo
Validade: 01/02/2021
Local: Maputo
Níveis: Licenciatura
Regime: Tempo Inteiro
