Responsibilidades:
1. Area de Formações – responsável pela logística e organização de formações, incluíndo:
- Preparar os materiais para as formações;
- Proceder o pagamento de perdiem aos participantes em coordenação com as Finanças;
- Elaborar a lista de presença dos participantes/ formandos;
- Requisitar material para a formação;
- Apoiar o Responsável pela Formação na actualização do plano de actividades semanal das formações;
- Coordenar o envio de encomendas de material de formação para as províncias.
2. Area de Viagens e Hospedagem – responsável pela logística e organização de viagens e hotéis, incluindo:
- Assegurar o planeamento de viagens de todo o pessoal do Programa DOD – JHPiego;
- Contactar com os hotéis, serviços de rentcar, reservas e compras de bilhetes de viagem;
- Providenciar seguros de viagem (Medex), prestar serviço ao pessoal da organização e parceiros, como também pela resolução de quaisquer problemas de viagem;Negociar bons preços de serviços de bilhetes e hotéis, pela elaboração de uma lista de contacto de fornecedores de serviços (Hotelaria, rent-car; agências de viagem) e embaixadas;
- Actualizar o plano de actividades semanal (viagens, formações, etc)
- Rever everificarfacturas relacionadas com acomodação, rent-car e viagens antes de encaminharao Departamento de Finançaspara o pagamento;
- Assegurar a obtenção devisto epedido de passaportee requisitos,relocaçãode pessoale planejamentode convenções;
- Coordenar o envio de encomendas de material de escritório para as províncias;
- Area dos transportes – responsável pela logística e organização das viaturas, incluindo:
- Apoiar ao Gestor de Transportes na alocação detransporte quando solicitado ou por arranjar transporte alternativo quando onde os veículosde escritórionão estão disponíveis;
- Assegurar a manutençãoregular dosveículosde escritório, por exemplo, óleos, travões, assistênciaoportuna, mudança de pneus,etc;
- Apoiar o Gestor de Transportes no monitoramentoe processamento detoda a documentação relacionadaao transporte, ou seja, seguros,licenças, etc;
- Apoior ao Gestor de Transportes na verificação do preenchimento correcto do logbook, marcação de revisões, abastecimentos de combustível, limpeza e check up semanal das viaturas; e
- Apoiar ao Gestor de Transportes nos controlos de veículostrimestrais para garantiracessóriosde veículos estão bem conservados emantidos;
- Garantir a segurançaadequadados veículosde escritórioem todos os momentos;
- Prepararos advancesde viagenspara os motoristase rever os seusrelatórios de despesasde viagem e de horas extras e excepcionais;
- Fornecer feedback ao Gestor de Transportes sobre questões de transportede rotina;
- Supervisionaros motoristas; e
- Assumiroutras responsabilidadesque lhe forem atribuídas.
Qualificações e requisitos:
- Bacherelato ou nível médio em uma das seguintes áreas: Economia, Gestão e Administração Pública;
- Mínimo de 2 anos de experiência em planejamento e organização de formações de uma empresa ou organização;
- Proficiência em Microsoft Office na óptica do utilizador;
- Fluência verbal e escrita em Português e Inglês;
- Capacidade para trabalhar com autonomia e responsabilidade;
- Capacidade de identificar necessidades e de planificação;
- Habilidades de comunicação, coordenação e trabalho em equipa;
- Habilidade para realizar múltiplas tarefas e gerir efectivamente situações de pressão;
- Estar disposto a assumir responsabilidades extras a fim de alcançar as metas / objetivos estabelecidos pela organização.
A data de encerramento da apresentação de candidaturas é 21 de Março de 2021.
Os candidatos interessados deverão apresentar uma carta de apresentação juntamente com o “Curriculum Vitae” detalhando as experiências relevantes e referências que possam ser consultadas para: hr-mozambique@jhpiego.org com o assunto: “Oficial de Logistica e Admnistração para Programa DOD Manica“. Somente os candidatos seleccionados para entrevista serão contactados.
