Vaga para Coordenador de Administração e Logística


CARE. Internacional, uma organização de desenvolvimento e humanitária em Moçambique deste 1986 com escritórios em mais de 70 países e parte duma grande federação internacional procura contratar profissionais dinâmicos (as) e experientes, Coordenador de Administração e Logística baseados em Maputo.

Os/As Candidatos(as) com o seguinte perfil devem contactar a CARE:

  • Respeito
  • Integridade
  • Diversidade
  • Excelência
  • Habilidades de comunicação,
  • Foco no cliente,
  • Habilidades interpessoais,
  • Colaboração,
  • Resistência ao stress.

 

TÍTULO DA POSIÇÃO: Coordenador de Administração e Logística                   

LOCAL: Maputo

RESUMO DO TRABALHO:

O Coordenador de Administração e Logística é responsável pela gestão eficiente dos serviços de transporte / logística, administração, bens e viagens. Isto inclui assegurar que todos os processos estão a funcionar de forma eficiente em todo o CO e que existe uma boa coordenação entre Maputo e os sub-escritórios. Ele / ela é responsável por garantir que as operações da CARE Moçambique sejam realizadas de forma eficiente e em alinhamento com as políticas, procedimentos e padrões operacionais estabelecidos para que as atividades do programa possam ser implementadas sem problemas, dentro do prazo e do orçamento.

Ele / ela colabora com os gerentes das sub-escritórios e garante a coordenação eficaz entre o programa e a administração em toda a CARE Moçambique e mantém a documentação de políticas e procedimentos atualizada. O Coordenador de Administração e Logística deve ser um solucionador de problemas proativo, automotivado e enérgico. Ele / ela deve se responsabilizar e aos membros da equipe pela prestação de serviços eficaz e eficiente aos programas, bem como pelos altos níveis de integridade e conformidade com as políticas, processos e regulamentos organizacionais. Ele deve demonstrar a adoção de métodos eficientes e econômicos e um forte foco no atendimento ao cliente

Responsabilidade No: 1 Liderança e gestão das Equipes de Logística e Administração do Escritório de país

  • Liderança e gerenciamento de equipe de alta qualidade – Gerencie o desempenho dos membros da equipe por meio de análises de desempenho, conversas frequentes e outros métodos apropriados para a melhoria contínua do desempenho.
  • Desenvolver e organizar as atividades da administração e do Departamento de Logística para fornecer suporte oportuno e eficaz ao programa de CO para garantir que os objetivos sejam alcançados.
  • Parceria com outras posições e departamentos do CO para garantir a coordenação perfeita e suporte ao CO
  • Supervisionar, orientar e orientar a equipe administrativa em Maputo, incluindo o motorista / assistente de logística, recepcionista / assistente administrativo e limpeza e garantir a entrega de serviço em tempo hábil e de alta qualidade
  • Fornecer orientação e apoio e reforço de capacidade para a equipe administrativa do sub-escritório, conforme instruído pelo Gerente Sênior de Apoio ao Programa,
  • Garantir que todos os funcionários tenham a orientação e diretrizes adequadas para garantir a implementação das políticas e procedimentos administrativos da CARE
  • Contribuir para controles de custos por meio de revisão sistemática de despesas, identificar medidas de redução de custos e implementar de forma adequada para melhorar a administração dos recursos de CO
  • Conduzir visitas regulares de monitoramento e supervisão aos escritórios provinciais para fornecer suporte e treinamento para a equipe administrativa e realizar verificações pontuais de arquivos para garantir a disponibilidade e precisão das informações no sistema
  • Assegurar que haja coerência no apoio prestado entre Maputo e as localizações do Field Office, influenciando positivamente as formas de trabalho dentro da Equipa de PS para ter um impacto positivo na eficiência das diferentes unidades e agregação de valor ao CO

Responsabilidade No: 2 Propriedade CO e Gestão de Ativos (incluindo gestão de armazém)

  • Garantir que todos os funcionários tenham a orientação e diretrizes adequadas para garantir a implementação das políticas e procedimentos de propriedade e ativos da CARE
  • Certifique-se de que os procedimentos estão implementados e em uso para garantir a gestão adequada, documentação e proteção dos ativos da CARE
  • Garantir que os procedimentos e processos estejam em vigor e em uso para controlar a alocação e gestão de equipamentos, incluindo veículos, e garantir a implementação de uma gestão eficaz da frota
  • Gerenciar o inventário, bens e equipamentos da Representação e do armazém de Maputo.
  • Garantir que as propriedades alugadas sejam administradas de maneira adequada, de acordo com os termos e condições do contrato de locação.
  • Mitigar possíveis riscos garantindo segurança e proteção para ativos alugados e próprios.
  • Liderar inventário físico semestral e anual e reconciliação do Registro de Propriedade com os registros financeiros, conforme exigido pela política e procedimentos da CARE.

 

Responsabilidade No: 3 Gerenciamento de instalações e administração de CO

  • Coordenar a prestação de apoio administrativo aos escritórios provinciais, conforme solicitado
  • Garantir a manutenção de todas as instalações alugadas / próprias da CARE e cumprir as obrigações dos serviços públicos em tempo hábil.
  • Liderar a análise das necessidades relacionadas a viagens do escritório do país e coordenar com a aquisição para identificar prestadores de serviços de alta qualidade e gerenciar acordos de nível de serviço (SLAs) subsequentes.
  • Fortalecer o sistema da CARE Moçambique para gestão de viagens.
  • Coordenar e garantir a implementação de políticas e atividades administrativas

 

Responsabilidade No: 4 Gestão da Frota CO

  • Garantir que sistemas eficazes estejam implementados para programação, gerenciamento e manutenção de veículos e relatados em tempo hábil.
  • Apoiar a equipe para incorporar sistemas organizacionais, padrões e estruturas relacionadas ao gerenciamento de frota, incluindo aconselhamento, clareza sobre políticas, procedimentos e formas de trabalho.
  • Garantir que as políticas e procedimentos relacionados à frota para logística sejam cumpridos, incluindo a garantia de métricas e relatórios.
  • Análise da Frota CO para determinar o meio de entrega mais econômico e eficiente.

 

Responsabilidade No: 5 Ponto Focal de Segurança e Proteção – Escritório de Maputo

Em coordenação com o ponto focal de proteção e segurança do CO

  • Implementar e manter os protocolos de segurança e proteção da CARE, incluindo os protocolos de emergência médica e de evacuação.
  • Comunicações: Certifique-se de que haja comunicações eficazes, incluindo sistema de árvore de comunicação, telefones celulares, redes de rádio e SatPhone.
  • Conduzir treinamento de conscientização de segurança de acordo com as políticas e procedimentos da CARE e em cooperação com o Gerente de Segurança Sub-regional.
  • Avalie as acomodações, escritórios e outras instalações da CARE em todos os locais operacionais e aconselhe sobre quaisquer medidas de segurança possíveis ou mudança de locais.
  • Monitorar e garantir a adesão da equipe às medidas de proteção e segurança estabelecidas

 

 QUALIFICAÇÕES E EXPERIÊNCIA

 

  •  Licenciatura em Administração de Empresas, Logística, Finanças ou áreas relacionadas ou equivalente em anos de experiência profissional em funções progressivamente seniores. Um grau de Mestrado é desejável.
  • O cargo exige experiência profissional mínima de 5 anos na gestão de processos administrativos, sendo pelo menos 2 em nível gerencial.
  • Conhecimento de gestão administrativa e logística e experiência em eficácia organizacional e melhores práticas de operações
  • Excelentes habilidades de planeamento, negociação e comunicação – capacidade de adaptar ou mudar as prioridades de acordo com as demandas de mudança do trabalho
  • Orientado ao cliente – interno e externo
  • Fluente em português e Inglês.
  • Muito boa capacidade de redação em.
  • Habilidades intermédias em informática
  • Boas habilidades interpessoais.

 

INSTRUÇÕES PARA CANDIDATURA

Está interessado(a) em juntar-se os esforços da CARE para melhorar os direitos das mulheres e raparigas em Moçambique e no mundo. Envie apenas a carta de candidatura e o seu CV citando o número da vaga e o nome da posição para: mozrecrutamentos@care.org, até ao dia 25 de Maio de 2021.