FHI 360
Descrição da Vaga
A FHI 360 pretende recrutar para seu quadro pessoal um Assistente de Recursos Humanos e de Administração (m/f) para Pemba.
Visão geral da posição
Sob a supervisão do Gestor de Finanças e Administrativo, o Assistente de Administração & RH é responsável pelo desempenho de funções gerais de recursos humanos e administração e desempenha um papel fundamental nas funções gerais de RH, incluindo o recrutamento de pessoal, preparação de contratos, acompanhamento assiduidade/licenças do pessoal e tabela de horas. O Assistente de Administração & RH irá apoiar as necessidades de pessoal do programa e trabalhar em estreita colaboração com o Gestor de Recursos Humanos e o Gestor Financeiro e Administrativo para cumprir os requisitos do programa e das operações..
Principais responsabilidades
- Auxilia na concepção de uma plataforma de Recursos Humanos para a FHI 360.
- Responde de forma independente e precisa aos pedidos do Centro de Serviços ao Funcionário (ESC, em Inglês).
- Auxilia com os formulários de processos e actualizações de sistema relacionados com novos funcionários, mudança de estatuto, avaliações de desempenho, alterações de benefícios, separações, etc.
- Assegura que os dados dos funcionários no HRIS sejam precisos.
- Serve de apoio para o processamento dos salários.
- Prepara relatórios necessários para benefícios, COBRA, OSHA, EEO, AA, e relatórios efectivos.
- É capaz de executar relatórios padrão e de criar relatórios ad-hoc para projectos especiais.
- Conduz a orientação de novos funcionários e pode ajudar no processo de separação.
- Com o apoio do Gestor de RH, auxilia nos programas de formação e desenvolvimento, conforme necessário.
- Recomenda a melhoria ou mudanças nos sistemas, processos ou procedimentos de gestão.
- Auxilia relativamente aos Benefícios, Folha de Salário e Contas a Pagar para assegurar que os procedimentos e processos relacionados com RH sejam tratados e resolvidos atempadamente.
- Apoia o pessoal durante a preparação de reuniões e seminários, conforme necessário (papelaria, refeições, etc.)
- Proporciona apoio administrativo ao pessoal para cópias e digitalização.
- Garante que todos os formulários estejam sempre disponíveis e actualizados.
- Atende o telefone, recebe as mensagens, cumprimenta os convidados, trata do correio e faxes de entrada e saída, faz chamadas telefónicas internacionais e certifica-se de gravar todos os emails e faxes em livros de registos diários, conforme necessário.
- Assegura o registo da utilização de papel de carta para encomendas mensais (papéis para fotocópias, cartazes, artigos de papelaria para os seminários e para escritório…etc.)
- Mantém os sistemas de arquivo adequados, assegurando que os documentos sejam facilmente acessíveis, conforme necessário.
- Responde a pedidos de apoio administrativo por parte do pessoal, conforme necessário.
- Faz o agendamento de reuniões e organização de reuniões.
- As atribuições variam com base no departamento e/ou área funcional. Podem tratar de projectos especiais e executar tarefas de investigação e análise de dados.
- Assegura que a Acomodação para Hóspedes esteja sempre limpa e organizada para o pessoal visitante de outros escritórios.
Qualificações desejadas
- 2-3 anos de experiência como RH num escritório e pelo menos 1 ano a trabalhar numa ONG internacional, num banco, ou de preferência com programas da USG.
- Proficiência com MS Office Suite (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Access) e sistemas HRIS /Pagamentos de Salário.
- Experiência de trabalho anterior numa organização não governamental (ONG) desejável mas não necessária.
- Excelentes competências analíticas e organizacionais. Capacidade de pensar de forma crítica e criativa.
- Excelentes competências interpessoais, incluindo paciência, vontade de ouvir e respeito pelos colegas.
- Deve trabalhar bem individualmente e como parte de uma equipa.
- Fluente em português e excelente em inglês.
Como se candidatar?
Os candidatos interessados deverão enviar uma carta de candidatura, especificando a vaga, bem como o respectivo CV.
O envio das candidaturas deve ser feito somente no site www.fhi360.org/careers
Todas as candidaturas a vagas na FHI360 são gratuitas. Não se cobra qualquer valor pelo processo de Recrutamento & Selecção na FHI360.
Informamos que só os candidatos seleccionados serão contactados.
