EGPAF

Vaga para Gerente De Aquisições


A EGPAF está contratando um gerente de compras.

A Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation é líder global na luta contra o HIV e AIDS pediátrico, trabalhando em 16 países e em mais de 5.000 locais ao redor do mundo para prevenir a transmissão do HIV para crianças e ajudar as já infectadas. Hoje, devido ao trabalho altamente bem-sucedido da Fundação e de seus parceiros, a AIDS pediátrica foi virtualmente eliminada nos Estados Unidos. Com uma equipe global crescente de mais de 3.100 - nove entre dez que trabalham no campo - a missão global da Fundação é implementar prevenção, cuidados e tratamento; avançar ainda mais na pesquisa inovadora; e executar atividades de defesa global estratégicas e direcionadas para trazer mudanças dramáticas às vidas de milhões de mulheres, crianças e famílias em todo o mundo.

Resumo do trabalho

O Gerente de Aquisições é uma pessoa automotivada que liderará o departamento de aquisições. Ele / ela assumirá a responsabilidade pela aquisição de bens e serviços e outras atividades de aquisição relacionadas, garantindo o planejamento, aquisição, fornecimento, entrega em níveis de custo-benefício otimizados de uma maneira totalmente documentada, compatível, expedita e eficaz - e executará as funções com integridade inflexível.

Responsabilidades do trabalho

Compras

  • Aquisição atempada, eficiente e em conformidade de equipamento de escritório e materiais para o Escritório de Moçambique e itens de “aquisição central” para subvenções, se houver.
  • Fornecimento atempado, eficiente e compatível de todo o material médico e não médico necessário para a implementação do programa
  • Manutenção de arquivos de aquisição em cópia impressa e eletrônica
  • Garantir que todos os documentos necessários e aprovações de doadores sejam obtidos, preenchidos e arquivados para as atividades de aquisição da EGPAF em linha com os regulamentos e orçamentos aprovados do USG e EGPAF.
  • Estabelece e mantém o sistema de compra, garantindo que especificações precisas e detalhadas e listas de distribuição sejam enviadas por escrito antes do início da compra e coordena a coleta e entrega eficientes das compras aos solicitantes.
  • Atualize a lista de preços do catálogo e garanta que ela seja compartilhada com as partes interessadas regularmente.
  • Obtém licitações competitivas, descontos de qualidade e economia de custos de acordo com as diretrizes de compras federais.
  • Garante que as faturas de pagamento sejam enviadas, semanalmente, ao Departamento Financeiro e colabora com o Financeiro para pagar as faturas em até 30 dias após o recebimento no escritório
  • Forneça feedback regularmente aos solicitantes sobre o status de suas requisições com detalhes como os nomes do solicitante, POs, quantidade, data de entrega, etc.
  • Faz a ligação com a Administração e Logística para garantir que os itens controlados adquiridos tenham etiquetas e sejam registrados no formulário de gerenciamento de estoque e propriedade antes de serem imediatamente entregues aos solicitantes ou aos campos.
  • Manter e gerenciar todos os contratos de fornecedores de serviços para EGPAF (locações, telefone, seguro de veículos, manutenção de veículos, combustível, voos etc.)
  • Desenvolver, gerenciar e manter relacionamento à distância com fornecedores em todos os níveis; garantirá que os fornecedores de bens e serviços da EGPAF cumpram suas obrigações em tempo hábil, sejam pagos em tempo hábil e que quaisquer disputas que surjam sejam gerenciadas de maneira profissional, processual e consultiva
  •  Trabalhe com os gerentes de projeto para estabelecer e coordenar um plano de aquisição anual em relação ao plano de trabalho específico do projeto, minimizando assim as aquisições ad hoc e ajudando os projetos a gerenciar melhor as aquisições e despesas planejadas.
  • Certifique-se de que o antiterrorismo e os fornecedores proibidos sejam verificados antes que qualquer compra seja feita
  • Estabelece e mantém um sistema de compra e se esforça para obter dados de aquisição livres de erros no gerenciamento de pipeline
  • Coordenar o processo de pré-qualificação do fornecedor para identificar as melhores fontes de aquisição de bens e serviços
  • Fazer a ligação com outros departamentos de operações, bem como programas na execução de aquisições para garantir uma estrutura de controle interno integrada, permitindo decisões de aquisição consultivas, transparentes, tecnicamente proficientes e conformes
  • Guiado por um conhecimento sólido das regras e regulamentações governamentais, organizacionais e de doadores aplicáveis, forneça orientação, aconselhamento e opiniões técnicas sobre interpretações de políticas, questões contratuais e mandatos de doadores no domínio das aquisições.
  • Colete e compartilhe as melhores práticas em aquisições de redes, treinamentos, workshops e conferências, etc. para garantir uma função de aquisição dinâmica e relevante.

Suporte de campo

  • Estabelecer ligação com os escritórios provinciais de aquisições para garantir que as políticas e procedimentos padrão de aquisições sejam implementados em cada província.
  • Realizar treinamentos e reuniões com a equipe de aquisições para capacitar e compreender as atividades de aquisições.
  • Conduzir visitas aos Escritórios de Campo para auxiliar na implementação das atividades de Aquisição e capacitar e compreender a equipe.

Gestão e supervisão

  • Supervisiona a equipe de compras no país.
  • Participar da reunião periódica do BTA do projeto para explicar as lacunas identificadas no relatório do pipeline permanente e informar previsões precisas
  • Participar de reuniões SOT e fornecer atualizações e gerar sinergia dentro do departamento de operações
  • Faça a ligação com HQ AC backstop em questões que requerem suporte global, como a funcionalidade do sistema de aquisição ou interpretação de políticas
  • Garantir, delegando conforme apropriado, que cada função de aquisições dos escritórios tenha pessoal, administração e recursos adequados
  • Garantir o desenvolvimento, atualização e adesão às políticas e procedimentos de compras em todos os níveis de escritório
  • Auxiliar no recrutamento da equipe de compras e construção da capacidade da equipe do departamento
  • Realizar avaliações de desempenho para a equipe de compras e garantir descrições de trabalho relevantes e atualizadas em todos os momentos
  • Promover a aprendizagem e o desenvolvimento entre a equipe de compras por meio de treinamentos no local de trabalho, cursos / mensalidades de desenvolvimento profissional acordados mutuamente e orientação e geralmente motivar a equipe a melhorar o desempenho
  • Liderar a equipe de compras pelo exemplo em termos de ética de trabalho, habilidades, desenvolvimento de conhecimento e integridade.

Outras funções conforme atribuídas

  • Avaliar as políticas e procedimentos de Aquisições em uma base contínua para identificar e propor novas políticas ou mudanças conforme necessário, além de monitorar a implementação das políticas de Aquisições existentes para garantir que estão sendo devidamente cumpridas.
  • Treine a equipe em procedimentos de aquisição (finanças, administração e programa).
  •  Fornece apoio logístico ao Programa EGPAF conforme necessário.
  • Acelerar as isenções de IVA para aquisições da EGPAF Moçambique em conjunto com o CDC, Ministério da Saúde e Autoridade Tributária de Moçambique.
  • Supervisiona que as isenções de IVA sejam processadas a tempo e despachadas aos vendedores a tempo após o recebimento da Autoridade Tributária de Moçambique.
  • Estabelecer e manter um sistema para rastrear o IVA e buscar reivindicações de reembolso de IVA vigorosamente pendentes
  • Negociar com os fornecedores para facilitar a conformidade da EGPAF com os regulamentos do USG sobre o não pagamento do IVA; o reembolso verifica de fornecedores e manterá e informará sobre o status de isenção de IVA trimestralmente.
  • Faça a ligação com o HQ da EGPAF e os departamentos regionais conforme necessário para aumentar a eficiência, eficácia e conformidade.
  • Atualiza e dissemina o conhecimento estudando os regulamentos existentes e novos, participando de oportunidades educacionais, lendo publicações profissionais e mantendo redes pessoais
  • Garantir inovações contínuas, adoção de melhores práticas e revisões regulares das operações de compras para eficiência ideal
  • Recomendar quaisquer procedimentos / diretrizes de aquisição adicionais ao Diretor Associado de Operações para revisão, aprovação e adoção
  • Analisar as áreas de risco nas operações de aquisição e recomendar soluções de mitigação
  • Produzir e discutir o relatório de aquisições mensalmente com o gerente de linha direta.
  • Desempenhar outras funções relevantes conforme atribuídas pelo Diretor Associado de Operações.

Qualificações requeridas

Educação:

  • MBA, graduação relacionada a negócios e diploma em gestão de compras e suprimentos
  • Mínimo de cinco anos trabalhando em contabilidade de projetos financiados por doadores (de preferência financiado pelo USG) em um nível sênior

Experiência:

  • Experiência comprovada de 5 anos em atividades de compras.
  • Experiência anterior lidando com isenções de IVA, etc.
  • Preferência por candidatos que tenham experiência de trabalho com ONGs internacionais.
  • Compreensão e experiência com regulamentações de compras e logística do USG.

Habilidades:

  • Habilidades de aquisição
  • Habilidade de comunicação escrita e oral de alta qualidade
  • Fortes habilidades de supervisão
  • Habilidades de resolução de problemas e resultados orientados
  • Conhecimento de informática forte (Word, Excel, Internet, Outlook, OneDrive, PPT, etc.)
  • Integridade intransigente
  • Um amplo conhecimento e experiência de trabalho com projetos financiados pelo USG
  • Experiência com sistemas de rastreamento de gestão de commodities
  • Excelente comunicação e habilidades de negociação
  • Habilidades interpessoais bem desenvolvidas e experiência em desenvolvimento de equipe, avaliando as necessidades de desenvolvimento, coaching, mentoria e entrega de treinamento
  • Pensamento estratégico, capaz de trabalhar em ambientes de equipe e de fornecer liderança adequada nele
  • Conhecimento de TI, incluindo softwares de compras e contabilidade
  • Disponibilidade para viagens (pelo menos uma vez por mês)

Línguas:

  • Leitura, escrita e fala fluentes em português e inglês.

Competências

A Fundação espera que todos os funcionários possuam as competências fundamentais de habilidades interpessoais, comunicação, responsabilidade, aprendizado contínuo e geração de resultados. O candidato ideal será proficiente ou avançado no seguinte conjunto de competências, específicas para o nível de gerente desta posição:

  • Desenvolvimento de outros  - o desenvolvimento de outros é a capacidade de uma pessoa de desempenhar e contribuir para a organização, fornecendo feedback contínuo e oportunidades de aprender por meio de métodos formais e informais.
  • Gerenciando conflitos  - Gerenciar conflitos é a capacidade de uma pessoa de estimular a tensão criativa e as diferenças de opinião. Ele / ela irá antecipar e tomar medidas para prevenir confrontos contraproducentes enquanto resolve conflitos e desacordos de forma construtiva.
  • Gerenciando Pessoas  - Gerenciar pessoas é a capacidade de uma pessoa de construir e gerenciar a força de trabalho com base nas metas da organização, orçamento, considerações e necessidades da equipe. Ele / ela garantirá que os funcionários sejam devidamente recrutados, selecionados, avaliados e recompensados. Ele / ela também administrará uma força de trabalho multicultural e uma variedade de situações de força de trabalho.

Como aplicar

Link:  https://bit.ly/2TMApQE

A Elizabeth Glaser Pediatric AIDS Foundation (EGPAF) oferece oportunidades iguais de emprego (EEO) a todos os funcionários e candidatos a emprego, independentemente de raça, cor, religião, sexo, nacionalidade, idade, deficiência ou genética. Além dos requisitos da lei federal, a EGPAF cumpre as leis estaduais e locais aplicáveis ​​que regem a não discriminação no emprego em todos os locais onde a Fundação possui instalações.