Vaga Para Oficial de Administração – Sofala

Descrição da Vaga

A Pathfinder International está a recrutar para o seu quadro de pessoal um (1) Oficial de Administração para Sofala.

Supervisor: Coordenador Provincial.

Novo ou de substituição: (Novo) Gestor/a Sénior da Administração.

Objetivo:

  • Esta posição apoia ao Coordenador Provincial e equipe provincial no concernente a tarefas administrativas e assegura o cumprimento de normas e procedimentos administrativos.

Principais Responsabilidades:

Geral Escritório:

  • Faz a supervisão da limpeza geral do escritório, assegurando que estes estejam sempre limpos, casa de banho limpa com água e papel higiénico;
  • Planear e facilitar manutenções e reparações de equipamentos de escritório, mobiliário, ar condicionados, vazamento de agia, compra de electricidade e outros que se fizerem necessários;
  • Auxilia na organização de reuniões e eventos.

Copa e Cozinha:

  • Supervisiona a copa e assegura que agua, café, chá e açúcar estejam sempre disponíveis;
  • Faz a supervisão do inventário da cozinha.

Material de escritório e de formação:

  • Mantém o inventário de todos os artigos de papelaria tanto para o escritório como para formação;
  • Faz a distribuição de acordo com os pedidos;
  • Auxilia na organização de programas de formação, incluindo material de formação e impressão de documentos necessários.

Recursos Humanos:

  • Manter em dia a lista nominal dos trabalhadores e pasta individual de cada funcionário incluindo, férias, ausências, reembolsos de seguro saúde, advertências, elogios;
  • Enviar os pedidos de férias, ausências e de reembolso de seguro saúde.

Viagens e Acomodações:

  • Mantém o quadro de viagens e visitas actualizado;
  • Responsável pela reserva de hotel e logística de viagem para todos os agentes do projecto.

Telefones:

  • Assegura que as respectivas contas estejam pagas a tempo e hora após conferidas;
  • Assegura que todas as ligações pessoais sejam reembolsadas pelos emissores das mesmas.

Procurement:

  • Implementa o procurement de acordo com as normas de Pathfinder incluindo busca de cotações, interação com o fornecedor para ver qualidade;
  • Assegura que a aquisição faz parte do plano de trabalho com orçamento disponível;
  • Entrega a purchase order e faz o levantamento do material para ser conferido pela assistente administrativa.

Activo Fixo:

  • Agir como ponto focal do Gestor de Património baseado no escritório central, para tarefas de etiquetagem e controle físico de todo o equipamento adquirido ou recebido pelo escritório.

Supervisão dos Transportes:

  • Estabelece calendário para a realização de manutenção periódica do veículo;
  • Calendariza, organiza e supervisiona as viagens de acordo com as necessidades dos técnicos;
  • Supervisiona o uso adequado de logbook e de senha de abastecimento;
  • Implementa o sistema de controle de veículos e registos de manutenção e as ações necessárias para manter e melhorar a eficiência e utilização do veículo;
  • Mantém finanças informada sobre renovação de seguros e licenças com um (1) mês de antecedência.

Outros:

  • Executa qualquer outra função atribuída pelo Coordenador Provincial;
  • Preparar relatórios regulares sobre despesas e orçamentos de escritório;
  • Manter e actualizar as bases de dados dos fornecedores;
  • organizar um sistema de arquivo de documentos importantes e confidenciais da Instituição.

Requisitos Básicos:

  • Formação técnica em gestão de empresas/ Contabilidade ou equivalente, Curso superior é uma vantagem;
  • Pelo menos cinco (5) anos de experiência trabalhando no departamento de administração de uma organização;
  • Qualidades pessoais incluem integridade inatacável, paciência, tacto, juízo maduro, habilidades de negociação e comunicação interpessoal;
  • Deve demonstrar o domínio de conhecimentos de informática em Excel o desempenho de suas funções;
  • Capacidade de comunicação em Português verbal e escrito.

Qualificações Adicionais:

  • Ter trabalhado em ONGs;
  • Conhecimento de língua inglesa.

Como se candidatar?

Os candidates interessados podem enviar suas candidaturas para o email: mozjobs@pathfinder.org indicando no assunto a vaga e Província que concorre.

DATA LIMITE DE CANDIDATURA: 30 de Agosto de 2021.

Indique a fonte da vaga na sua candidatura.

Somente os candidates que reúnam os requisitos serão contactados.