Vaga Para Secretaria Da Comissão Executiva


Job Summary

O titular deste cargo irá trabalhar com o Executivo para prestar apoio administrativo e serviços de secretariado. Funciona como o primeiro ponto de contacto para questões administrativas ou para estabelecer contacto com o Banco na sua ausência. Terá de exercer a função sempre com um elevado grau de confidencialidade e interagir com intervenientes a vários níveis de senioridade por forma a cumprir os objectivos da função. 

 

Job Description

 

 

Responsabilidade – Agenda, Reuniões, Eventos e organização de viagens:

  • Gerir a agenda do gestor com eficiência utilizando o Outlook e o Teams, organizar reuniões solicitadas pelo superior hierárquico ou aceitar reuniões solicitadas por outros onde é necessária a presença do gestor/director.
  • Acompanhar e monitorar as aceitações e recusas obtidas das partes relevantes dos eventos da agenda do gestor. Se possível, resolver os assuntos com autonomia e, quando necessário, encaminhar questões e assuntos para o gestor com o devido contexto e, se possível, apresentando as soluções mais apropriadas.
  • Comunicar com partes relevantes para alterar reuniões, mediante pedido do gestor/director ou organizador original da reunião.
  • Compilar toda a documentação pertinente para as reuniões com a devida antecipação.
  • Contactar com a agência de viagens para fazer as reservas de viagens nacionais ou internacionais do gestor, em total conformidade com o processo de aprovação de viagens e deslocações aplicáveis
  • Sempre que solicitado pelo gestor, assistir às reuniões internas para redigir as respectivas actas. Certificar-se de que as actas são devidamente dactilografadas, aprovadas por quem preside à reunião e distribuídas pelas partes relevantes dentro dos prazos previstos.
  • Criar calendários de rotação e socialização para os subordinados directos do gestor, marcando reuniões com os intervenientes principais do Banco da admissão do novo colaborador e certificar-se de esta participa na sessão formal de orientação durante o seu primeiro mês de trabalho.
  • Providenciar locais e organizar todos os eventos da equipa, conforme solicitado pelo gestor, e obter a aprovação prévia deste para encomendas e fornecedores.
  • Em caso de realização de teleconferências, comunicar com os intervenientes relevantes para obter um código de ligação para a reunião, comunicar os dados desse código a todos os participantes antes da reunião.
  • Em caso de realização de reuniões virtuais, comunicar com o intervenientes relevantes, fazer a partilha do link para que todos os participantes tenham acesso.
  • Organizar eventos  com clientes externos para o gestor.
  • Organizar e tratar de toda a logística de viagens de estratégia para a Comissão Executiva e Conselho de Administração, assim como outros pedidos similares ad-hoc (por exemplo, para eventos com o Grupo ou Clientes)

Responsabilidade – Apoio Administrativo Geral:

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Local: Maputo