Vaga Para Assistente Administrativo

A responsável primária desta posição consiste em dar apoio logístico e operacional geral ao escritório provincial provendo assistência ao Gestor de Provincia em questões gerais do escritório, incluindo o acompanhamento e orientação de questões de actividades relacionadas aos departamentos RH e Finanças quando solicitado. Além disso, será responsável por atender na recepção, prestar assistência nas actividades de rotina do escritório e manter todos os arquivos em ordem. Esta posição reporta ao Gestor de Provincial.

 

 

 

Número de Vagas: 01 (um)

 

Principais Áreas de Desempenho:

 

  1. Administração e Programa
  • Coordenar todos os assuntos relacionados com os aspectos operacionais e administrativos do escritório de Pemba, por forma a garantir um ambiente de trabalho eficiente e eficaz;
  • Dar apoio logístico e operacional contínuo aos programas, incluindo administrativo;
  • Coordenar itinerários de viagens, bilhetes de passagens aéreas, reservas de hotéis e ajudas de custos;
  • Atender na recepção, prestar assistência nas actividades de rotina do escritório e manter todos os arquivos em ordem e fazer o devido encaminhamento de correspondências;
  • Dar assistência na manutenção do escritório, equipamentos e reparações, conforme o necessário.

 

 

  1. Suporte a Sede
  • Dar todo e qualquer suporte necessário na coordenação de todas as funções laboral, administrativas e financeiras;

 

  • Manter o controlo do stock de material de escritório e dar assistência na requisição de novos materiais e outras necessidades;
  • Responsável pela gestão dos motoristas e veículos, pelo cronograma e itinerário dos motoristas, cartões

de combustível, impostos e seguros anuais;

  • Auxiliar a equipe de RH na administração de vários processos no que respeita ao recrutamento, Folhas de pontos (Timesheets) entre outras tarefas relativas com procedimento de RH
  • Entrar em contacto com as entidades governamentais locais no que respeita a questões laborais e fiscais;
  • Digitação geral, e distribuição da documentação e correspondência de RH aos colegas;
  • Manter e atualizar as informações dos fornecedores e realizar verificações relevantes de antecedentes e verificações de legalidade e fraude;
  • Garantir que o pagamento de débitos diretos sejam efectuados com base na documentação de suporte e

registrados corretamente;

  • Executar o relatório dos credores no final do mês;
  • Executar que relatórios mensais de pagamento sejam produzidos para a análise do fluxo de caixa;
  • Gestão e administração de caixa (pety cash);
  • Preparar as reconciliações bancárias mensais.

 

 

Qualificações e Experiência:

 

  • 12ª Classe, ou Ensino Técnico Médio
  • Licenciatura é uma vantagem, de preferência Administrativa ou de Contabilidade;
  • Pelo menos 3-4 anos de experiência preferência trabalho numa ONG;
  • Excelentes competências comunicativas, de gestão de tempo e escrita;
  • Excelentes habilidades em informática (incluindo pacotes de contabilidade, Excel);
  • Capacidade de trabalhar em equipe.

 

 

 

Competências:

 

  • Conhecimento e experiência em administração, contabilidade e relações laborais,
  • Competências de influência e interação com membros seniores;
  • Capacidade de gerenciar tarefas concorrentes, priorizar tarefas que produzam um alto nível de saída de forma consistente;
  • Conhecimentos sólidos em contabilidade;
  • Com alto sentido de Integridade, profissionalismo e transparência.

 

A mothers2mothers é uma organização que oferece oportunidades iguais. Nós, de forma particular, encorajamos a candidatura de pessoas que vivem com HIV e SIDA (PVHIV), pessoas com deficiências, mulheres e pessoas anteriormente desfavorecidas.

Os pacotes salariais competitivos serão negociáveis de acordo com as políticas de remuneração da m2m.

 

Candidatura:

Local: Cidade de Pemba